一、會議記錄的內(nèi)容  

會議記錄一般由三部分構(gòu)成。

1、會議標題。記錄標題很需要，如會議記錄不記標題，查找所需材料就費時費力，很不方便。  

2、會議組織情況。這部分寫在會議標題之后，在會議開始之前，把會議的有關(guān)情況寫好。它主要包括：

（1）開會時間。要寫明具體的年、月、日，同時還要寫明是上午、下午，不是晚上，有的會議還要寫明某時某分。

（2）會議地點，要寫明在何處開的會。如"某某會議室"等。

（3）會議主持人。一般直書姓名，必要時寫明職務(wù)。

（4）會議出席人。即出席會議的正式成員，按排列順序列出。

（5）會議列席人。即不是會議正式成員，由于工作需要而參加會議的人。

（6）、缺席人。可單獨作為一條，要寫明缺席人的姓名和缺席的原因，也可以寫在出席人的項目中，在括號內(nèi)注明某某人因何故缺席，如"某某因公出差"、"某某因病住院請假"等。

（7）記錄人。寫明記錄人，一般說明會議記錄的真實性；二是表示對記錄內(nèi)容負責(zé)。

在記錄中凡涉及到人名要寫全姓名，不能只寫姓不寫名，也不能只寫姓加職務(wù)和職稱。會議記錄應(yīng)采用統(tǒng)一的專用會議記錄本，會后要立卷歸檔。

3、會議進行情況。這部分是會議記錄的基本內(nèi)容，一般包括三個方面。

（1）、會議的議題和會議主持人的啟示性講話。這部分要著重記錄（多項議題的會議要用數(shù)碼依次標出，以便日后利用和查找）。

（2）、與會人的討論發(fā)言。這部分是與會者對會議議題和會議主持人講話的直接反映，記好這部分講話十分重要（會議發(fā)言要按照順序記錄，發(fā)言人姓名要寫在段首，后面即記錄發(fā)言內(nèi)容）。

（3）、會議的決定、決議和會議主持人的總結(jié)及結(jié)論性意見。這部分是會議成果的綜合反映是會議記錄的主體。這些決定、決議和講話是與會者貫徹會議精神的根據(jù)，也是日后備查材料中最重要的材料，記錄者必須認真、仔細地作好記錄。會議進行情況還包括休息、散會等，也要記錄上。

 

二、會議記錄的方法

會議記錄的方法有兩種：一種方法是摘要記錄記錄，就是擇其要點而記，不是有言必記。這種記錄方法不要求把每個人討論時的發(fā)言都一字不漏的記錄下來，而是著重記錄發(fā)言要點，會議結(jié)論、決定和決議。摘要記錄要求記錄者對發(fā)言內(nèi)容必須迅速作出分析判斷，哪些應(yīng)記，哪些可不記，適當(dāng)進行歸納，扼要地記下重點。另一種方法是詳細記錄，就是要求把所有與會者的發(fā)言盡可能地全部記錄下來，做到有言必記，包括發(fā)言中的插話等，都要詳細記錄，不能有取有舍，更不能只記結(jié)論。詳細記錄要求記錄者最好會使用速記，如不會速記，可對通用詞匯采取簡化方法記錄，會后予以補正。涉及到文件名稱或不便于查找的文件，也可以先省略后補齊。在條件允許的情況下，可輔以錄音機，這樣的記錄更完整、準確。如果沒有錄音設(shè)備，記錄人又沒有速記技能，應(yīng)配備二至三人進行記錄，以便會后核對補正。記錄人對會上沒有聽準確或者發(fā)言人表達不清的地方，要及時找有關(guān)人員核對。總之，要盡最大努力，保持記錄的完整性和準確性。  

 

三、會議記錄應(yīng)注意的問題  

1、會議記錄必須真實、準確、全面、完整，不能隨意增刪屐速記要忠實原話，段落要清楚，文字要準確，特別是表決時，贊成意見、分歧意見、反對意見和保留意見等，都要盡量寫原話，把會議情況真實地記錄下來。

2、會議記錄要妥善保管，不得外傳或遺失。

3、印發(fā)整理后的會議記錄，須經(jīng)發(fā)言人核實。  

4、會議記錄的事理要做到語言文字規(guī)范化，不得更改原意。

5、記錄人員在工作中要模范地遵守保密紀律，不能隨意泄漏會議的內(nèi)容，要養(yǎng)成保守機密的習(xí)慣。

  

四、會議記錄人員要具備的素質(zhì)

1、要有高度的政治責(zé)任感。在工作中要做到一絲不茍，不出現(xiàn)遺漏差錯。會議上不論討論什么問題，記錄人員都要守口如瓶，決不可向無關(guān)人員透露，要做到這些，必須要有吃苦耐勞的精神，實事求是的精神，爭分奪秒的精神對工作負責(zé)到底的精神。要不斷增強保密意識，要有高度的政治責(zé)任心。

2、要有較強的寫記能力。會議記錄人員的任務(wù)就是把會議上的發(fā)言變成文字材料，必須有迅速地將其發(fā)言用文字符號現(xiàn)于紙面的本事。記錄人員要具有較豐富的知識，既要寫得快，又要寫得清楚，要會用記錄符號記錄，要掌握一些記錄技巧。

3、要有較強的聽知能力。記錄人員在會議中始終被動的地位，既不能滯后，也不能超前，精力必須集中，耳、腦、手都要緊跟發(fā)言人的講話。因此記錄人員在聽別人發(fā)言時，要有靈活的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，準確的判斷力。如果記錄人員沒有這些聽知能力，就難以迅速判斷要義何在，難以將需要記錄的東西記錄下來。