年中即將來到，不少企業或者機關單位要開展檔案的規整工作。兼職檔案管理員，在這段時間主要進行檔案的規整以及錄入。

所以要做好一個合格的兼職檔案管理員，首要要了解以下幾點兼職檔案管理員的工作職責：

1、負責管理公司各個部門產生的檔案材料，包括文件材料的接收、整理，檔案的提供利用等。  

2、責任心強，維護公司檔案歷史真跡，確保檔案的真實性和安全性，據實用檔，切實履行保密義務。

3、確保檔案收集工作的規范性，并督促各部門及時歸檔。

4、完整接收各部門移交的檔案，對未及時移交的檔案資料主動向使用或產生該檔案的部門催收。

5、完成領導下發的任務。

 

另外兼職檔案管理員也要對檔案整理工作流程及要求了解清楚

一、 收集

了解部門職能職責，將平時在工作活動中形成的文字，圖表，聲像等材料完整地收集起來。

二、 鑒定

對收集的材料逐份鑒定，看是否屬于部門文件材料的歸檔范圍，不屬歸檔范圍的，可作參考資料保存，屬于部門歸檔的文件材料，按照檔案整理流程及要求逐一整理。

三、 分類

根據文件、圖表的形成規律，將相互聯系的文件材料、圖表等組合在一起列為同一類別。

四、 組卷

組卷的具體做法：項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、臺件組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據件、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

五、案卷及卷內文件的排列

1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列；

2、竣工圖按專業、圖號排列；

3、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

 

此外，卷內文件頁號、加蓋檔號章與檔號、卷內目錄、案卷封面和案卷脊背的編制，填寫案卷目錄以及檔案盒的規格各單位都有獨立具體的要求。在檔案整理完畢后，根據檔案盒的盒號順序依次放入檔案密集架，檔案整理工作也就結束了。